Lernzyklus der Universität des Saarlandes zum Thema „Organisationsstruktur des Studierendenservice“

Inhalt und Hintergrund

Im Zentrum des Lernzyklus der Universität des Saarlandes stand die Aufgabenverteilung zwischen zentralen und dezentralen Stellen im Studierendenservice.  Wieviel universitätsweite Standardisierung auf der einen Seite und wieviel fach- und/oder fakultätsspezifischer Ausgestaltungsspielraum auf der anderen Seite sind bei Prozessen in diesem Bereich notwendig und möglich?

Im Rahmen des Netzwerks Quality Audit suchte die Universität des Saarlandes den systematischen Austausch mit den Partnerhochschulen zu diesen Fragen. Diskutiert werden sollten die Fragen entlang der exemplarisch gewählten Themen „Masterzulassung“ und „Anerkennung von Leistungen“.

Zum Hintergrund der Problemstellung: Im Zuge der Bologna-Reform wurde der Studierendenservice der Universität deutlich ausgebaut. Die Struktur ist mit der Zeit organisch gewachsen. Zum Wintersemester 2016/17 ist an der Saar-Uni eine Fakultätsneugliederung in Kraft getreten, durch welche eine Neuordnung von Rollen und Funktionen auch im Studierendenservice notwendig wurde. Die Universität des Saarlandes möchte die Einführung eines integrierten Campus-Management-Systems als Element der Organisationsentwicklung nutzen. Die bestehenden Strukturen und Prozesse sollen systematisch betrachtet und auf ihre strukturelle Passung und Zukunftsfähigkeit hin überprüft werden.

Was hat die Universität des Saarlandes aus dem Austausch mit den Partnern gelernt?

Im Austausch mit den Partnern erhielt die Universität des Saarlandes zahlreiche Anregungen zu der Gestaltung der Kommunikations- und Veränderungsprozessen innerhalb des Studierendenservice. Eine wichtige Erkenntnis war, dass eine Optimierung zunächst mit der Betrachtung einzelner Prozesse entlang des Student-Life-Cycle beginnen muss. Übergreifende Organisationstrukturen sollten erst in einem zweiten Schritt analysiert werden. Um die Ausgestaltung der Prozesse im Studierendenservice an der Universität übergreifend zu optimieren, muss zudem die Kommunikation der Akteure untereinander gestärkt werden, da diese eine entscheidende Rolle spielt.
Darüber hinaus lieferten die Kolleginnen und Kollegen der Partnerhochschulen auch konkrete Anregungen zum Verfahren der Masterzulassung und der Ankennung von Leistungen.

Wie geht es weiter?

Die Universität des Saarlandes will das Austauschformat von fakultätsübergreifenden universitätsinternen Benchlearning Workshops etablieren. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verschiedener Bereiche sollen über einzelne Prozesse des Studierendenservice systematisch austauschen und gemeinsam Optimierungen anstoßen. Das Austauschformat des Netzwerks wurde somit auf einen Austausch innerhalb der Universität übertragen.

Nach eineinhalb Jahren …

Die Wirksamkeit der  Maßnahmen zur  Entwicklung der  Organisationsstruktur des Studierendenservice soll nach eineinhalb Jahren im Rahmen eines Audits an der Universität des Saarlandes überprüft werden. Partnerinnen und Partner aus dem Netzwerk werden die Universität des Saarlandes besuchen und die bisherige Maßnahmenumsetzung evaluieren.

 

Rückmeldungen aus der Universität

Christoph Burda, Fachreferent Student-Life-Cycle-Management:

„Wir stellen immer wieder fest, dass gerade der direkte Austausch am besten geeignet ist, gemeinsame Probleme zu lokalisieren und auch gemeinsame Lösungsansätze zu finden, die die strukturellen Merkmale unterschiedlicher Fakultäten oder Ebenen berücksichtigen. Nach Möglichkeit wird bei der Lösung eines Problems ein gemeinsamer Standard fokussiert, um die Prozesse im Bereich Campus Management einheitlich zu gestalten.“

Dr. Björn Diehl, Studienkoordinator Biologie:

„Gewachsene universitäre Prozesse tun sich mit Veränderungen schwer und die vorgegebenen (evtl. neuen) Ziele werden auf unterschiedlichen Wegen erreicht. Ein regelmäßiger strukturierter Austausch induziert eine kritische Auseinandersetzung mit eigenen Lösungsansätzen, ebenso wie es Anstöße anhand von Best-Practice-Beispielen gibt. Die Workshops zeigen immer wieder wie unterschiedlich die Universitäten an Problemstellungen herangehen und helfen, die Entwicklung der Prozesse gemeinsam kontinuierlich zu optimieren.“

Prof. Dr. Volker Linneweber, ehemaliger Präsident:

„Prozesse [an Universitäten] können zwar immer besser werden, aufgrund der sich stetig verändernden Rahmenbedingungen jedoch nie perfekt sein. Hochschulnetzwerke, wie das Netzwerk „Quality Audit“ sind aber in der Lage, diese Systeme in ihrer Dynamik zu begleiten.“